上ノ郷保育園の個人情報の取り扱い方針を紹介します。

目的

第１条

この規則は、当施設が入手した利用児童及びその他関係者の個人情報の取り扱いに関する規則であり、当施設職員は、この規則に従って個人情報を取扱うものとする。

定義

第２条

この規則において、「個人情報」とは、「個人要録」をはじめとした諸記録、「入所申込書」や「健康保険証」等、在園及び退園児童に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。

利用目的と範囲

第３条

個人情報は、次の目的に添った範囲内について、業務上必要な範囲に限り利用し、下記の目的以外に利用してはならない。

1. 利用児童への保育の提供に必要な利用目的
   1. ①当施設が行う利用児童に提供する保育
   2. ②厚生労働省や都道府県など関係行政機関等による法令に基づく照会、届出、調査、検査、実地指導
   3. ③当施設が行う利用者に係る管理運営業務のうち、「会計、経理」「事故の報告」等
   4. ④他の福祉行政機関等（福祉総合相談所、保健センター等）との連携
   5. ⑤家族等への生活の状況及び病状説明
   6. ⑥施設行事、機関紙、保育内容変更等のご案内
   7. ⑦賠償責任保険等に係る、医療に関する専門の団体、保険会社等への相談又は届出等
2. 上記以外であって児童福祉施設機関として必要な利用目的
   1. ①当施設が行う管理運営業務のうち、「保育や業務の維持改善のための基礎資料」「当施設の内部において行われる学生の実習への協力」「当施設の内部において行われる事例研究」
   2. ②住所者氏名の匿名化、顔写真のマスキングを行い、個人が特定できないように配慮した上での事例発表会等への発表
   3. ③管理運営業務のうち、「外部監査機関への情報提供」
      1. １上記の利用目的については、利用者から特に申し出がない場合は、上記の利用目的について同意が得られたものとして扱うことができる。
      2. ２ただし、利用者から「同意しがたいものがある」「個人情報の利用にあたってあらかじめ個別に同意を求めてほしい」などの要望があった場合は、その要望に基づいて、個人情報を取扱うこととする。
      3. ３そうした申し出があった後に、当該利用者から同意や留保の変更について申し出があれば、申し出に沿って変更を行う。

安全措置

第４条

個人情報保護にかわる組織的対応について

1. 個人情報保護管理責任者は、個人情報の保護の推進を図る。
   1. ①個人情報保護管理責任者は、年1回以上会議を開催し、「個人情報取扱い規則」や「個人情報保護に関する宣言」の当施設での遂行状況及び見直し、「個人情報保護に関する教育研修」の実施等を行う。
   2. ②個人情報保護管理責任者は園長がつとめる。
2. 主任保育士を苦情・相談窓口の担当者とする。主任保育士は、苦情等があった場合は、園長に報告し対応を図る。
3. 第３者への情報提供の可否については、園長及び関係職員で討議、決定する。

第５条

雇用契約や就業規則において、就業中はもとより離職後も含めた守秘義務を課す。

第６条

事務室、職員室、保育室をはじめ、全ての室について、室内に職員がいない場合は必ず鍵をかけるなど、盗難等の予防策を講じる。また、パソコンやデジタルデータの保管管理に注意する。

第７条

「IDやパスワードによる認証などアクセス管理」「ファイアウォールの設置」など、個人情報保管物への技術的安全管理措置を講ずる。

第８条

個人データが消失しないように留意するとともに、本人の照会に対応できるよう検索可能な状態で保存する。

第９条

不要となった個人データの廃棄、消去にあたっては、復元不可能な形にして廃棄する。

職員教育

第10条

個人情報保護に関する研修を年1回以上行うとともに、全職員に、「個人情報取扱い規則」や「個人情報保護に関する宣言」を配布し周知を図る。

業務委託

第11条

業務委託を行う場合は、委託契約において、当施設が定める安全管理措置の内容を契約に盛り込み、委託先の義務とする。

1. １委託先が再委託を行っている場合は、再委託先の業者が個人情報を適切に取扱っていることが確認できるよう契約において配慮する。
2. ２契約に盛り込んだ安全管理措置が適切に行われていることを定期的に確認する。

ケース記録の開示等の取扱い

第12条

保育日誌等の開示請求が利用児童本人又は代理人（在園及び退園児童の家族及びその代理人を含む）からあった場合は、下記の手続きを経て開示する。

1. ①個人情報開示請求の窓口及び苦情・相談窓口を施設内掲示で案内をする。
2. ②本人又は代理人であることが証明できるものを添えて、文書により開示する資料を特定して請求を行っていただく。本人又は代理人でない場合は、原則として開示しない。
3. ③開示することで次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しない。
   • ア）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   • イ）事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • ウ）他の法令に違反することとなる場合。
4. ④開示にあたっては、必要に応じ職員が説明を行うこととする。コピーを取る場合は、1枚につき10円の手数料を徴収する。
5. ⑤電話などでの問合せには答えない。

第三者提供の取扱い

第13条

利用者本人以外に情報を提供する場合は、あらかじめ利用者本人の同意を得ることを原則とする。ただし、本規則第3条に定め施設内掲示をし利用者から特段の申出がない範囲については、改めて利用者の同意を得ずに、情報開示を行うことができる。

1. １施設内掲示で示していない範囲について公的機関から情報開示の要求があった場合は、「身分証明書」の提示と「開示要求を求める文書」の提出を求め、情報提供の可否については、個人情報保護管理者及び園長が判断する。

その他

第14条

本規則の改廃は、理事会にて行う。

付則　本規則は、2005年７月1日より効力を有す。

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情報管理責任者：上ノ郷保育園　園長　宮﨑 恵美香